Jak mohu vytvořit zásady uchovávání e -mailů?

Chcete -li vytvořit zásady uchovávání e -mailů, musíte nejprve uvést důvod, proč píšete politiku MDASH;dodržovat zákonné požadavky, zachovat důkaz obchodních dokumentů nebo zajistit, aby se důležité informace neztratily.Dokument by měl také vysvětlit, na které zaměstnanci politika ovlivňuje a které typy e -mailů jsou zahrnuty.Musíte se také rozhodnout, jak dlouhé e -maily by měly být uchovávány;Možná budete legálně povinni ponechat určité e -maily po určitou dobu.Přiřazení zaměstnance, aby byl odpovědný za sledování politiky, může pomoci zajistit, aby vaše politika byla řádně vynucena.

„Zásada uchovávání e -mailů je písemný postup, jak společnost chce, aby její zaměstnanci řešili e -mailovou komunikaci.Zásady uchovávání e -mailů obvykle uvádějí, které e -maily zaměstnanců by si měly udržet, jak dlouho a jak ukládat e -maily.V mnoha jurisdikcích existují právní požadavky na to, jak dlouhá společnost komunikace a mdash;včetně e -mailů a mdash;Musí být udržováno, takže je důležité mít jasnou zásadu zachování e -mailů.V závislosti na účelu provádění politiky se nemusí vztahovat na všechny ve vaší organizaci.Například zaměstnanci skladu, kteří se nezabývají elektronickou korespondencí, nemusí být povinni tuto politiku dodržovat.Zástupci zákaznického servisu na druhé straně mohou být povinni ponechat většinu svých e -mailů.

Popište, které typy e -mailové korespondence spadají pod správu zásad uchovávání e -mailů.Některé společnosti například píšou zásady uchovávání e -mailů, které se týkají e -mailů, které se zabývají administrativními, fiskálními, obecnými a pomíjivými záležitostmi.Vaše politika společnosti se může zabývat konkrétně e -maily, které se zabývají záležitostmi, které mají zákonné požadavky.Kterákoli e -maily, které se rozhodnete na základě politiky, se ujistěte, že jste na dané věci jasné a stručné.

Zásada by měla také popsat, jak dlouhé e -maily by měly být uchovány a jak by si zaměstnanci měli e -maily uchovat.Pokud jde o rekordní dodržování předpisů, můžete být právně povinni udržet si korespondenci zákazníka po dobu pěti let.Kromě toho, že je zákon uložen v e -mailovém archivu na vašem serveru, může také vyžadovat, abyste e -mail vytiskli a zachovali tištěnou kopii v souboru zákazníků.Ať už je postup jakýkoli pro zachování těchto záznamů, ujistěte se, že jste to podrobně vyhlásili, když píšete zásady uchovávání e -mailů.

Dobrá politika uchovávání e -mailů by měla zahrnovat oddělení nebo titul zaměstnance odpovědného za sledování požadavků.Vaše společnost může mít oddělení dodržování předpisů nebo zaměstnance odpovědné za zajištění zajištění toho, aby procesy společnosti jsou v souladu se zákonem.To může být přirozená osoba, která má na starosti sledování a prosazování zásad uchovávání e -mailů.Je zřejmé, kdo je odpovědný za správu politiky, aby zaměstnanci věděli, na koho se musí obrátit, pokud mají otázky nebo problémy.

Po vytvoření politiky je jedním z nejdůležitějších kroků její šíření.Politiku nelze dodržovat, pokud zaměstnanci, kteří ji musí implementovat, nevědí, že existuje.Možná budete chtít uspořádat schůzku nebo školení také pro postižené zaměstnance.Tím je zajištěno, že obdrží informace, které potřebují k dodržování zásad uchovávání e -mailů.