Skip to main content

Jaké jsou nejlepší tipy pro udržení obchodních záznamů?

Velké a malé společnosti často čelí výzvě udržování organizovaného systému udržování obchodních záznamů.Obecně jsou obchodní dokumenty udržovány podle stanovených místních nebo regionálních časových omezení.Znalost požadavků na to, co si udržet a jak dlouho se považuje za zásadní pro to, aby měl odpovídající systém záznamů.

Velikost podniku obvykle určuje hloubku systému udržení obchodních záznamů.Některé z obchodních dokumentů, které jsou vedeny, zahrnují daňové podání a personální soubory.Finanční záznamy obecně udržované podnikem jsou provozní náklady, kapitálové nákupy, prodejní příjmy a majetková aktiva.

Obchod by měl ověřit požadavky na zachování obchodních záznamů, které platí v jurisdikci, která reguluje odvětví podniku.Požadavky ve Spojených státech pro uchovávání obchodních záznamů souvisejících s daněmi spočívají v tom, že obchodní dokumenty budou vedeny po dobu nejméně tří let.Některé požadavky na příjmy mohou vyžadovat vedení finančních záznamů i po uplynutí doporučeného času.

Personální záznamy jsou obvykle zachovány po dobu nejméně čtyř let.Tyto a další záznamy jsou vedeny na bezpečném místě, zejména ty, které obsahují soukromé informace o minulých a současných zaměstnancích.Úplné záznamy o tom, kdy byly podány a zaplaceny daně ze mzdy, jsou obvykle udržovány.Prohlášení finančních institucí, seznamů zásob a roční výkazy příjmů jsou některé z typů dokumentů, které by mohly být zahrnuty.Vedení dobrých finančních záznamů by mohlo minimalizovat expozici podniku pro právní záležitosti.

Podniky mohou také zjistit, že mít čisticí systém pro zbavení starých nebo irelevantních obchodních dokumentů je prospěšné.Politika pro systém udržení obchodních záznamů by mohla pomoci zefektivnit proces a zajistit, aby všichni zaměstnanci dodržovali stejné postupy.Toto je obecně pokračující součástí procesu pro udržování odpovídajících obchodních záznamů.

Je obvykle dobré mít dostatečný úložný prostor, pokud jsou obchodní dokumenty na místě.Je také obecnou praxí udržovat elektronický soubor obchodních záznamů.Tímto způsobem jsou relevantní dokumenty stále přístupné a podnikání se může vyhnout vypnutí v případě, že požár nebo jiná katastrofa zničí papírové obchodní dokumenty.

Většina podniků by se mohla rozhodnout použít společnost pro správu úložiště záznamů.To má potenciál osvobodit čas organizace zaměřit se spíše na problémy související s podnikání, než na správu udržení obchodních záznamů.Mohou být sníženy jakékoli možné obavy o outsourcing systému udržování obchodních záznamů.Renomovaná společnost obecně nastíní své bezpečnostní funkce a postupy pro údržbu obchodních dokumentů.