Jaké jsou nejlepší tipy pro plánování konference?

Plánování obchodní konference není něco, co se děje přes noc.Existují místa, kde si můžete zarezervovat, sponzory, aby se shromažďovali, a reproduktory, aby se zapojili.Existují také malé detaily, jako je to, kde účastníci zůstanou ve městě, jaká jídla jsou poskytována a svět jiných záležitostí, které je třeba řešit, pokud má konference úspěšná.Pokud se chystáte zapojit do úkolu plánování konferencí, zde je třeba mít na paměti několik věcí.

Nejprve nikdy nepředpokládejte, že zvládnete všechny podrobnosti sami.Ve skutečnosti je velmi pravděpodobné, že nebudete moci vytvořit úplný seznam všeho, co musí být uspořádáno bez nějaké pomoci.Z tohoto důvodu by vaším prvním úkolem jako plánovače konference mělo být sestavení plánovacího výboru.Skupina pěti až šesti jednotlivců obvykle stačí k sestavení výroční konference kdekoli mezi sto až pět set účastníků.Výbor jako celek je mnohem pravděpodobnější, že pokryje všechny základny a umožňuje řešit všechny klíčové aspekty shromáždění v dostatečném předstihu.

Spolu s sestavením výboru je nesmírně důležité začít provádět přípravy co nejdříve.Nezáleží na tom, zda je obchodní konference od osmi měsíců pryč.Odborníci na plánování konference často začínají pracovat na nadcházející akci deset až jedenáct měsíců předem.Výhodou budete mít více času na porovnání cen na různých místech konference, vyšetřování a vyjednávání lepších hotelových sazeb pro účastníky a také více času na nalezení správných reproduktorů pro tuto akci.

Ujistěte se, že každý člen výboru má konkrétní úkoly.Každý úkol by měl být upřednostněn a nechat stanovit datum dodání.Plánování konference často zahrnuje uspořádání úkolů v logické sekvenci, takže akční položky, které musí být provedeny před tím, než budou vyřešeny jiné položky, byly dokončeny včas.S každým členem výboru odpovědného za konkrétní soubor položek, které mají dokončit před příští schůzkou, je menší šance na ohrožení úkolů jako data přístupu k události.

Vždy získejte závazky písemně.Chcete od hotelu písemné ověření, že vaši účastníci získají konkrétní denní sazbu při účasti na akci.Také se zdokumentují a podrobné informace o tom, co hotel poskytne ve způsobu konferenčních místností a montážních sálů pro projevy, večeře a třídy nabízené během konference.Totéž platí pro všechny speciální sazby vzduchu nebo železnice, které pro účastníky zajistíte.Nejen, že vám to dá klid, ale také usnadňuje přezkoumání pokroku, který byl dosažen na každém ze schůzí výboru pro plánování a udržuje přesný obrázek o tom, co zbývá udělat.

Poskytněte vystavovatele pro akci s podrobnými pokyny a pokyny předem.Připravte si jednoduché schéma, které ukazuje, kde může být každý výstavní stánek zřízen v konferenci nebo výstavní síni, spolu s informacemi o tom, kam předem odeslat materiály stánků a kde je vyzvednout v den, kdy dorazí na výstavu.To zachrání všechny, včetně Výboru pro plánování konference, mnoho bolesti hlavy v předvečer akce.

Jedním z posledních tipů s plánováním konference je očekávat neočekávané.Bez ohledu na to, jak důkladně plánuje váš výbor tuto událost, bude vždy nějaký typ škytavky.Reproduktor onemocní a musí se ustoupit, nebo hotel náhodně přepne jednu z banketových místností.Vyplňte z kolektivní zkušenosti vašeho výboru a identifikujte některé z nejběžnějších problémů na poslední chvíli, které by mohly nastat, a předem se rozhodněte, jak s nimi efektivně zacházet.

Když je plánování konference prováděno efektivně, je pro organizaci relativně snadné uspořádat konferenci a stejně snadné pro zúčastněné strany zúčastnit konference.Váš cíl je opravdu twofold v přírodě.Chcete, aby tok konference byl co nejvíce.Zároveň se také chcete ujistit, že jakékoli nepředvídané problémy lze řešit rychle a efektivně.Plánováním dopředu, delegováním úkolů na schopný výbor a logickým zpracováním akčních položek, určitě budete udržovat proces plánování konference zvládnutelný a nakonec velmi úspěšný.