Co dělá facilitátor schůzky?

Usřásňovač setkání může plnit různé role v závislosti na typu schůzky.Například by mohl být zodpovědný za zaznamenávání zápisů a zajištění toho, aby projevy, diskuse nebo prezentace byly udržovány do jejich přidělených časů.Některá setkání mohou být o kontroverzních nebo emocionálních tématech, takže facilitátor může v tomto případě působit spíše jako moderátor setkání.Další typickou odpovědností facilitátora schůzky je udržovat dialog relevantní přestavbou nebo změnou směru, když se konverzace dostane z trati.Obecně pomáhá a vede tento proces, aniž by se pokoušel ovlivnit výsledek.

Organizace plánují schůzky z různých důvodů.Jsou to standardní postup pro mnoho typů podniků, zatímco jiné mohou mít schůzky méně často.Typy shromáždění se mohou pohybovat od týdenních setkání zaměstnanců až po firemní ústupy, které trvají několik dní.Setkání se mohou konat v kanceláři, na místě mimo lokalitu a dokonce i online.Facilitátorem schůzky může být zaměstnancem, jako je administrativní zaměstnanec, nebo může být externím konzultantem najatým konkrétně pro organizaci a provádění schůzek..Mohl by vytvořit agendu a komunikovat s účastníky schůzky, informovat je o podrobnostech a poskytovat předběžné informace, jako jsou témata pro diskusi.U facilitátorů se často stará o logistické detaily, jako je nastavení místa schůzky s potřebami, jako je nábytek, zásoby a občerstvení.Obvykle začíná dialog a může si udržet čas a v případě potřeby přesunout téma, aby se diskutovalo.Často nemá podíl ve výsledku, ale působí jako nestranný agent organizace.Mohl by se účastnit povzbuzením diskuse a pomoci přispět určitým jednotlivcům.Kromě toho, že si zaujme osobní poznámky, může také použít velkou radu nebo jiné vizuální pomůcky k doplnění diskuse a rozšíření o nápadech.Může se nebo se nemusí účastnit dialogu, ale jeho hlavní funkcí je zaznamenat minuty.To se obvykle provádí psaním nebo psaním rukou nebo pomocí záznamového zařízení.Později by rekordér mohl přepsat poznámky a distribuovat zápisy z setkání nebo zprávy.

Jednou z charakteristik dobrého zprostředkovatele setkání je schopnost být nestranná.Prokázání pozornosti k detailům a pomoci účastníkům dodržovat jejich přidělené časy, zatímco pokrok směrem k jejich stanoveným cílům, jsou dalšími prospěšnými dovednostmi.Obecně platí, že přední efektivní schůzky zahrnují také ochotu facilitátora schůzky sledovat s účastníky a pomáhat jim jednat k jakýmkoli cílům, které nastínili.