Co je to elektronická kancelář?

Elektronická kancelář také známá jako E-Office, je termín, který odkazuje na jakékoli kancelářské prostředí, které významně využívá výpočetní technologie k provozu.Termín byl poprvé vytvořen v polovině 20. století a začal se běžně používat během desetiletí 80. let, protože více kancelářských prostředí vydávajících manuální metody a začalo se více spoléhat na kombinaci stolních počítačů, mainframů a serverůSpravovat řadu úkolů souvisejících s prací.Elektronická kancelář je dnes častěji srovnávána s virtuální kanceláří, která zahrnuje použití bezdrátové technologie, aby umožnila lidem pracovat od prakticky kdekoli se správným typem notebooku nebo notebooku a spolehlivé bezdrátové připojení.

Jednou z primárních výhod elektronické kanceláře je schopnost méně spoléhat na tištěné dokumenty pro správu různých obchodních úkolů.Například účetní nebo fakturační profesionál by byl schopen výrazně snížit používání tradičních účetních knih s cílem využití účetního softwaru k objednávkám vyúčtování, vytvořením faktur a dokonce k zasílání plateb obdržených na nesplacených fakturách.Podobně může prodejce těžit z používání elektronické kanceláře tím, že využívá prodejní databázi spíše než o údržbu papírových souborů o každé perspektivě a zákazníkovi.Dokonce i mnoho administrativních úkolů, jako jsou psaní dopisů nebo příprava prezentací, lze nyní provádět elektronicky, což dále snižuje spotřebu papíru a zároveň usnadňuje udržení dat organizovaných a snadno se načíst.Elektronické kancelářské prostředí také poskytuje vyšší úroveň zabezpečení.Uživatelé mohou heslem chránit různé dokumenty, omezit přístup k databázím pomocí Passcods a dokonce uzamknout přístup k souborům umístěným do řešení vzdáleného úložiště dat pomocí zašifrování přístupu nějakým způsobem.Ačkoli to není spolehlivá, tato úroveň zabezpečení je obvykle považována za zlepšení oproti používání uzamčených skříní, trezory a trezorů, které byly běžně používány před příchodem stolního počítače.

Zatímco elektronická kancelář nevylučovala používání papíru v podnikatelském prostředí, odpovědné používání softwarových programů a firemních sítí výrazně snižuje potřebu údržby tištěných dokumentů.Vzhledem k tomu, že dokumenty mohou být vytištěny v případě potřeby, je prostor potřebný k zřízení elektronické kanceláře výrazně menší, což je obzvláště důležitá, když je prostor na prémii.V některých průmyslových odvětvích umožnilo použití virtuální kanceláře umožnit zaměstnancům pracovat na dálku spíše než na centrálním místě, což je výhoda, která může výrazně snížit provozní náklady.