Co je dematerializace?

Dematerializace je také známá jako demat, proces, který se odkloní od používání fyzické dokumentace, aby udržoval finanční záznamy.Místo toho dematerializace využívá nástroje pro udržování elektronických záznamů, aby bylo možné sledovat všechny typy finančních transakcí.Rozsah dokumentů, které lze účinně spravovat u softwarových aplikací, zahrnuje téměř vše od základních účetních záznamů až po certifikáty akcií.

Jednou z hlavních výhod tohoto přístupu k elektronickému účetnictví je to, že potřeba fyzicky ukládat kopie rozvah a dalších účetních dokumentů již neexistuje.Díky technologii skenování je dokonce možné vytvořit elektronické kopie podpůrných dokumentů, které poskytují odkazy na řádkové položky v elektronických účetních záznamech.Všechno lze snadno ubytovat na pevném disku nebo serveru.Aby bylo možné chránit před ztrátou nebo korupcí, lze záložní soubory snadno vyrobit a ukládat mimo místo.

Dematerializace spolu se základními účetními záznamy také umožňuje odstranit potřebu fyzických certifikátů.Elektronické kopie zásob lze archivovat pro snadné vyhledávání.V případě, že akcionář potřebuje kopie akcií rychle, lze je přistupovat a přenášet elektronickými metodami, jako je e -mail nebo chráněný přenos FTP.

Dematerializace také umožňuje oprávněným jednotlivcům pracovat se stejnými dokumenty současně.S metodami fyzického účetnictví je pro dva lidi často obtížné pracovat na knihách najednou.Když je účetní proces zcela elektronický, může několik lidí vykonávat různé funkce současně.Je možné, aby tým vytvořil nové faktury, platby obdržené za minulé faktury a připraví širokou škálu zpráv současně.

Není pochyb o tom, že proces dematerializace může prospět uživatelům několika způsoby.Vedení záznamů vyžaduje mnohem méně místa, lze jej snadno přistupovat od vzdálených umístění a umožňuje více uživatelům přístup k účetním knihám současně.V současné době existují balíčky účetnictví a finančních záznamů založené na poplatcích a bezplatných balíčcích pro účely a finanční záznamy, které mohou pomoci každé společnosti nebo organizaci s lehkostí dosáhnout plného stavu dematerializace.V případě účetního softwaru existují také online produkty, které umožňují jednotlivci nebo společnosti vytvořit sadu virtuálních knih.Oprávnění jednotlivci jsou bezpečně naloženi na servery pro produkt a mají přístup a pracují s záznamy z jakéhokoli místa s aktivním připojením k internetu.