Co je údržba seznamu?

Údržba seznamu je proces udržování seznamu jakéhokoli typu proudu.Podniky pracují s řadou seznamů v celé firemní struktuře, přičemž seznamy klientů a seznamy schválených dodavatelů jsou dva hlavní příklady.Obecný koncept údržby seznamu se týká udržování těchto a dalších důležitých seznamů vlastněných společností co nejpřesnější a včas.To znamená, že proces údržby těchto seznamů je probíhající činností, kterou musí být prováděna v pravidelných intervalech.

Existují tři základní typy činností nebo transakcí, které se vyskytují během procesu údržby seznamu.První aktivita je známá jako ADD.To jednoduše znamená, že jsou přidána všechna nová data relevantní pro seznam.Pokud například společnost zavede smluvní dohodu s novým prodejcem, je tento dodavatel přidán do schváleného výpisu dodavatele, často včetně klíčových informací, jako jsou jména a pozice klíčových kontaktů, počáteční a koncová data pro smlouvu a jakékoli jinéSpecifika, která jsou nezbytná k řádnému poskytování služeb tomuto zákazníkovi.

Druhý typ transakce nebo činnosti, která se odehrává během údržby seznamu, se nazývá delete nebo odstranění.V tomto případě jsou data, která byla dříve zahrnuta na seznamu, sundána nebo odstraněna.Pokud se zákazník rozhodne uzavřít svůj účet a vypořádat jakékoli nesplacené zůstatky v plném rozsahu, je tento účet odstraněn ze seznamu aktivních zákazníků.Zatímco některé podniky tyto údaje jednoduše zahodí, jiné berou odstraněné informace o zákaznících a archivují data na seznamu, která je vyhrazena pro bývalé zákazníky.

Poslední krok nebo transakce spojená s údržbou seznamu se nazývá změna.To obvykle zahrnuje aktualizaci některých typů informací, které jsou již na existujícím seznamu.Pokud by zákazník podstoupil fúzi a začal podnikat pod novým názvem společnosti, toto nové jméno nahradí staré jméno na všech záznamech zákazníků vedené dodavatelem.S profilem zákazníka, který obsahuje jméno klíčových tvůrců rozhodnutí v rámci organizace, může změna zahrnovat odstranění názvu někoho, kdo opustil společnost a nahradil název svého nástupce ve stejném poli na seznamu.

S jakýmkoli typem aktivity údržby seznamu je myšlenka udržet aktuální zápis.Tímto způsobem pomáhá minimalizovat příležitost pro promarnění času a zdrojů používáním informací, které jsou zastaralé nebo již nejsou relevantní.Například udržování aktuálních informací o seznamu zákazníků pomáhá zajistit, aby pokud si dodavatel přeje provést kampaň s přímým poštou pomocí seznamu, nebudou e -mailové kusy odesílány bývalým zákazníkům nebo kontaktům, které již nejsou spojeny se společnostmi, které, které jsou spojeny s společnostmi, kteréVytvořte současnou zákaznickou základnu.