Co dělá juniorský sekretář?

Pracovní povinnosti juniorského tajemníka se mohou lišit v závislosti na společnosti, pro kterou pracuje, jakož i na počtu dalších zaměstnanců.Jedná se o práci na základní úrovni administrativního asistenta, ale mnoho lidí je schopno začít v této pozici s velmi malými zkušenostmi nebo vzděláváním, což je velká přínos.Ve většině případů se sekretářka juniorů podá sekretáře na vyšší pozici a bude jim přidělena řada úkolů v okolí kanceláře.To může zahrnovat zodpovězení telefonů, pozdravení klientů, jak přicházejí, a udržování organizovaných souborů.Někteří juniorští tajemníci jsou také zodpovědní za čištění v kanceláři a udržují to také toalety.Odpověď na telefony a nasměrování volajících na správnou osobu je často velkou součástí dne.Za odpovědi na e -mail může být také odpovědný tajemník juniorů a každý den přijímání a třídění fyzické pošty, aby jej poslal na správné místo.Další důležitou součástí práce je používání kancelářských strojů k výrobě kopií, distribuce poznámek nebo složení dopisů, takže jednotlivec v této pozici by měl mít vynikající komunikační a psané dovednosti a také porozumění kancelářské technologii.Zákazníci nebo jim pomoc při zodpovězení otázek nebo vyplňování papírování by mohli být také součástí pracovních povinností juniorského tajemníka.Je důležité být osobně a vždy se dívat a chovat se profesionálním způsobem.V některých kancelářích může být tajemníkem první osobou, kterou lidé vidí, když procházejí dveřmi, takže je to obzvláště důležité.Výsledkem je, že juniorský sekretář může být také zodpovědný za udržování vzhledu kanceláře;Podávání papírování, udržování věcí čistých a uklizených a udržováním oblastí čistých.Například může být požádán o sekretářka juniorů, aby přijala zásoby a aby byla vydána do příkazu k dalším dodávkám, jak jsou potřebné.Tajemníkům, kteří uspějí ve svých základních úkolech, mohou mít například další povinnosti, jako je naplánování a plánovací schůzky, například zápisy z setkání a přípravu zpráv.Obecně platí, že juniorští tajemníci jsou způsobilí pro propagační akce, protože získávají pracovní zkušenosti a další kancelářské dovednosti, což z něj činí ziskovou profesní dráhu pro mnoho lidí, kteří se zajímají o tento typ práce.