Co dělá kancelářský asistent/recepční?

Asistent/recepční kancelář je obvykle odpovědný za povinnosti front office v podnikání nebo organizaci.Recepční obvykle ovládá přístup do kanceláře tím, že pozdraví hosty, informuje zaměstnance o návštěvníky a pracuje s doručovacími lidmi a dodavateli.Asistent kanceláře může být navíc odpovědný za řadu úkolů správy kanceláře, jako je správa tabulek, korespondence a objednávání kancelářských potřeb.V závislosti na velikosti organizace a počtu zaměstnanců, které má, může asistent/recepční kancelář také působit jako osobní nebo administrativní asistent jednoho nebo více vedoucích pracovníků nebo manažerů.

Zatímco mnoho kanceláří se nyní spoléhá na systémy hlasové pošty, aby odpovídaly na telefony a směrovaly volající k relevantnímu pracovníkovi, mnozí stále zaměstnávají kancelářského asistenta/recepční, aby řídili telefonní systém a mluvili s volajícími, kteří mají potíže s jeho používáním.Recepční také vykonávají úkol dohlíží na recepci, také známou jako čekárna nebo místnost, do které obvykle vstupují návštěvníci.Tradiční kancelářský asistent/recepční bude obvykle převzít odpovědnost za zajištění toho, aby byl návštěvník oznámen lidem, které navštěvuje, nebo, pokud je návštěvník doručovanou osobou, recepční obvykle podepíše balíčky a informuje o nich příjemce o jejichpříchod.Asistent kanceláře/recepční může být také zodpovědný za informování zákazníků o službách společnosti a může také naplánovat schůzky mezi klienty a zaměstnanci.v rámci společnosti.Ve velmi malé organizaci nebo v oblasti s velmi skromným rozpočtem může recepční také sloužit jako vedoucí kanceláře.Může být zodpovědný za zajištění toho, aby kancelář dobře fungovala doplňováním zásob a sledováním výkonu kancelářských strojů, jako jsou kopírka, faxové stroje a dokonce i počítače.Asistent kanceláře/recepční s těmito povinnostmi bude obvykle kontaktovat a spolupracovat s odborníky na opravy i dalšími dodavateli, kteří možná budou muset vykonávat práci na kancelářských prostorech nebo budově.Mezi další společné povinnosti patří plánování událostí, plánování cestování a v některých případech správa obecné komunikace v kanceláři, jako jsou oznámení o svátcích, zvláštních událostech a bezpečnostních aspektech.pozice v určité společnosti.V mnoha případech mohou kancelářští pracovníci získat své dovednosti v práci nebo dokončit program odborného vzdělávání, který jim poskytuje základní porozumění postupům správy kanceláře.Mezi další možnosti patří využití kurzů pokračujícího a vzdělávání dospělých v různých softwarových balíčcích, obchodní psaní a komunikaci a protokol.