Co je systém správy obsahu (CMS)?
Moderní podnik více než jakákoli jiná komodita je podporován informacemi.Počátek elektronicky vytvořených médií přeměnil naši ekonomiku na informační ekonomiku, přičemž největší podniky mají obsah v některých případech několik terabajtů informací.Pokud by dnes měla společnost Fortune 500 všechny své informace v tištěné podobě, bylo by vyžadováno armádě úředníků, aby to všechno sledovalo.
Mnoho organizací má interní i externí webové přítomnosti, které mohou obsahovat obrovská množství pravidelně aktualizovaných informací.Správa webového obsahu je důležitou podmnožinou správy obsahu a odkazuje na programy a zařízení používané pro správu tohoto webového obsahu.Aktualizováno snadno a sdíleno v celé organizaci.Základní složkou je databázová technologie, ačkoli CMS je více než databáze;Zahrnuje sofistikovanou technologii vyhledávání a odstupňované úložné mechanismy, které mohou otočit obsah do různých typů hardwarového úložiště (CD-ROM, páska atd.), V závislosti na tom, jak často je přístupný.
CMS, protože má spravovat všechny typy informací bez ohledu na formát, musí také nabídnout vysokou úroveň interoperability dokumentu.To znamená, že všechny dokumenty, včetně dokumentů pro zpracování textu, tabulky, databází, souborů .pdf a jakýkoli jiný typ souboru, musí být všechny kategorizovány a křížově odkazovány tak, aby při provádění vyhledávání budou k dispozici všechny relevantní informace bez ohledu na topůvodu nebo formátu.Kromě toho se interoperabilita mezi systémy správy obsahu stala nezbytnou, aby více organizací a vládních agentur mohlo v případě potřeby sdílet informace, i když používají různé systémy.Systém správy musí také vzít v úvahu povolení a poskytnout zařízení tak, aby správce mohl specifikovat, kteří příjemci mohou získat přístup, ke kterému obsahu.Práva na přístupu dokumentu by měla být schopna být stanovena na úroveň jednotlivého uživatele.
Mezi další důležité prvky systému správy obsahu patří schopnost snadno zachytit velké objemy dokumentů automaticky, schopnost znovu použít dokumenty a znovu je znovu sestavit do nových dokumentů a schopnost vytvořit pracovní postup, který odráží závislosti jednoho dokumentu na druhém.A konečně, mnoho systémů správy obsahu zahrnuje funkce spolupráce, které umožňují více pracovníkům na samostatných místech spolupracovat na vytváření nebo úpravě dokumentů a řídit změny a revize do dokumentů.Spolupráce aspekt CMS také zajistí, že každá informace o konkrétním projektu je synchronizována a včas je rozdělena do každého člena projektového týmu.